ECD: entenda como funciona a retificação e substituição de livros autenticados

Escrituração Contábil Digital (ECD) é utilizada para substituir a escrituração em papel pela digital e transmitir pelo SPED as escriturações dos livros contábeis, que devem ser enviados pelas empresas à Receita Federal.

Neste ano, a data de envio foi prorrogada até a última sexta-feira, 30 de julho, e com o término do prazo, contadores e empresários podem se deparar com transmissões enviadas com informações erradas. Confira como agir nesses casos.

Quando retificar erros ou substituir livros na ECD

No SPED não existe uma opção de retificação, mas algumas correções podem ser realizadas pelo lançamento contábil extemporâneo.

Conforme o artigo 16 da instrução Normativa DREI nº 11/2020, se o erro cometido inviabilizar a escrituração contábil de uma forma que não seja possível ajustar com o lançamento contábil extemporâneo, será necessário e possível cancelar os termos de autenticação dos livros para a entidade e assim substituir a ECD.

Art. 16. A retificação de lançamento feito com erro, em livro já autenticado pela Junta Comercial, deverá ser efetuada nos livros de escrituração do exercício em que foi constatada a sua ocorrência, observadas as Normas Brasileiras de Contabilidade, não podendo o livro já autenticado ser substituído por outro, de mesmo número ou não, contendo a escrituração retificada.

Parágrafo Único: Erros contábeis deverão ser tratados conforme previsto pelas Normas Brasileiras de Contabilidade.

A substituta só será aceita e válida se acompanhada do Termo de Verificação para Fins de Substituição, devendo ser assinado pelo próprio profissional contábil que assina os livros contábeis substitutos e pelo auditor, caso as demonstrações contábeis tenham sido auditadas.

Passo a passo para substituição

As informações podem ser corrigidas no próprio livro digital: se o arquivo é o que foi assinado, remova a assinatura. Valide o livro no PVA do SPED ECD. Selecione o Arquivo/Escrituração; Contábil/Validar e depois Escrituração Contábil.

Será necessário assinar, gerar o requerimento de substituição, assinar o requerimento e transmitir.

Quanto mais retificações e substituições a contabilidade realizar, pode prejudicar a entidade pois pode demonstrar que não há uma garantia nos fatos contábeis apresentados, por isso é necessário um maior cuidado e atenção com o envio dessa Escrituração Contábil Digital.